平成２１年度　戦略的大学連携支援事業　活動報告書

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地域連携部会 活動報告連携推進委員会 活動報告教育研究部会 活動報告大学運営部会 活動報告84 大学運営部会・職員交流委員会の平成21年度事業である事務職員の職員交流は、事務組織の教務部・学生部・図書館などの学生サービス部門及び総務部・経理部などの管理部門に所属する事務員・係長クラスの事務職員を対象として、9月又は10月から約2ヶ月の期間、両大学において数名を派遣先の同部門に派遣し、派遣先部署の上司の指導・指示等に基づき、専任職員同様の通常業務に就く業務体験を行うことであった。 この業務体験プログラムは、職員交流委員会の主体となる事業である。派遣先大学の専任職員と同様の業務を体験することにより、相互の事務処理システムの長所・短所を見いだし、今後の大学改革推進において、事務部門における効率的な事務遂行するための見直し改善の一助となりうる実効的なものである。 以下に、その職員交流(相互派遣)の実施について述べる。 平成21年9月24日(木)~11月20日(金)の約2ヶ月間にわたり、東京都市大学からは、世田谷教務課事務員及び等々力事務室総務課事務員、室蘭工業大学からは、会計課総務係事務員及び教務課教育支援係事務員が両大学の関連部署に派遣された。 この業務体験により、今後、学生サービス部門においては、教学に関わる電算化システム・カウンター対応・学生への指導・申請書類様式等の見直し改善が期待され、管理部門においては、管理部門の電算化システム・伝票の回付・審議書の決裁・建物管理等の見直し改善が期待される。さらに、事務職員の自己啓発、コミュニケーション能力向上も期待出来るものである。 また、本相互派遣終了後に報告会を開催した。室蘭工業大学事務局では、平成21年12月14日(月)、東京都市大学事務局では、平成22年2月19日(金)にそれぞれ実施した。報告会では、体験した業務内容やキャンパスの様子、また国立と私立の事務処理体制の違いや特色等について、感想を交えながら報告が行われた。報告会の実施は、2ヶ月間で得た情報を他の職員に紹介し、これにより事務局改革のための情報を共有する方策の一つでもあるが、外部からではなかなか知ることのできない、他大学の事務の運営方法を理解することができ、次の改善に結びつく視点が得られる点で効果的な報告会であった。 なお、東京都市大学は3キャンパスであることから、世田谷キャンパスでプレゼンテーションを行い、横浜キャンパス及び等々力キャンパスでは3キャンパス間のTV会議システムを使用して開催した。1)今後の課題 平成21年度に2ヶ月間にわたる職員交流を実施した経験を踏まえ、今後の課題として挙げられるのが、同部門の相互派遣であることから、派遣により抜けた専任職員の職務を、派遣者がどれだけこなせるかである。これは両大学にとって同じ課題である。両大学とも受入れ側の懐の広さが必要となるであろうと感じる。受け入れ側は、派遣者に対して、専任職員の業務引継を効率よく実施することや、派遣期間中の担当業務の組み替えを行うなど、派遣者が通常の専任職員に匹敵するだけの働きが出来るようにする工夫が必要である。 派遣者の業務経験年数の差が有る場合には、さらにこのことの重要性が顕著になるであろう。2ヶ月とはいえ、一年の1/6の月数である。業務遂行にとっては影響が大である。よって、この課題解消には、主に受け入れ側の工夫、つまり、通常業務への支障を最小限にするシステム作りが作れるかが鍵となる。また、このシステム作りの中で、今まで見えなかった業務の流れの無駄がみえ、その無駄を無くすことにより、本来の業務改善につながることも考えられ、良い波及効果になる可能性が考えられる。 他の課題として、東京都市大学と室蘭工業大学での就■大学運営部会 活動報告 職員交流委員会職員交流を通しての今後の課題と取組東京都市大学 総務部長 小久保 善生1. はじめに2. 事務職員の相互派遣の実施3. 今後の課題と取り組み

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