平成22年度　戦略的大学連携支援事業　活動報告書

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とを目的として行った。本来であれば、一堂に会し実施するところであったが、日程調整が難航したこともあり、TV会議システムを利用して行った。懇談会では、派遣先部署等で印象に残ったことや、施設・システム等で良かったこと、今後の職員相互交流の継続などについて意見が交わされた。TV会議システムによる久しぶりの対顔であったが、お互いに手を振りあうなど和やかな雰囲気の中で行われた。 3年間にわたって実施された職員相互派遣は、1年目の職員相互派遣(短期研修)では特に問題はなかった。2年目から実施した2ヶ月間の職員相互派遣(中期研修)では、事前準備の打合せにおいて、出張手続き、勤務時間及び宿泊先等の調整で当初は思うように進まなかった。しかし、打合せを進めていく中で、お互いの制度理解が進み、実施に至ることができた。この職員相互派遣を遂行する上で、国立大学と私立大学の違いを知り、相互理解を深めたことが両大学にとっての一番の成果と言えよう。なお、両大学における成果等としての業務改善事項は次のとおりである。<東京都市大学における成果等としての業務改善事項>①教学部門関係 ● 教学系の業務分担の明確化 報告会では、室蘭工業大学は教務課の中で教育支援と教務の二つの機能を有し、その業務分担がはっきりしているとの報告があった。東京都市大学では、平成22年9月に事務局の組織改編を行なった。この際に従来の教務課と学生課を統合して、学生支援センターとし、センター内の機能・役割を「フロント」と「バックヤード」という業務分担型に編成した。 この結果、フロント担当者は従来担当していたバックヤード業務が減少し、カウンター対応業務に集中することができるようになった。また、バックヤード担当者は、カウンター対応業務が減り、バックヤード業務に専念して行なうことができるようになった。この業務分担体制により、時間外勤務がかなり減少したことも特筆すべきものとして挙げられる。東京都市大学では、事務局の組織改編について、報告以前より他大学の事務組織構成の調査を進め、フロントとバックヤードの業務分担の取り入れを実施する方向にはあったが、体験者の報告を聞いて後押しされて生まれた成果の一つと言える。②管理部門系 ● 会計マニュアルの充実 室蘭工業大学は、東京都市大学より業務マニュアルが充実していると感じたことから、従来は担当者毎に過去の事例に基づき作成していた個別のマニュアルを、他キャンパスと連携し、各処理に応じたマニュアルを作成した。 ● 立替金による早期支払 東京都市大学では、担当者の裁量により立替金の処理を行っていたが、書類の流れにおける曜日毎のサイクルを設定し、支払期日を明確化した。このことにより、現金対応における問い合わせが減少した。<室蘭工業大学における成果等としての業務改善事項>①学生関係 ● 学生生活に必要な清報(事務手続案内、提出書類様式等)をWEB上に公開し、事務作業の迅速化及び提出書類の記入箇所を簡便化した。 ● 窓口対応の改善(学生への声かけ及び傾聴を強く意識する)を行なった。②その他成果等(業務改善)について3TV会議システムを利用した懇談会の様子連携推進委員会 活動報告教育研究部会 活動報告大学運営部会 活動報告地域連携部会 活動報告評価委員会114

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